La régularisation des charges est l'opération annuelle par laquelle le bailleur compare les provisions versées par le locataire aux dépenses réelles récupérables. Si les provisions dépassent les dépenses, le trop-perçu est remboursé ; si elles sont insuffisantes, un rappel est réclamé. Le bailleur communique un décompte des charges par nature et tient les pièces justificatives à la disposition du locataire pendant six mois. La régularisation ou le rappel peut être demandé dans la limite de la prescription de trois ans. Les charges au forfait, en meublé, ne sont pas régularisables.
Qu'est-ce que la régularisation des charges ?
Sous le régime des provisions, le locataire verse chaque mois une somme provisionnelle destinée à couvrir les charges récupérables. Cette provision est un acompte, estimé à l'avance, et non le montant définitif dû. Elle doit donc être ajustée au coût réel des charges effectivement supportées.
La régularisation est l'opération qui réalise cet ajustement. Une fois par an, le bailleur additionne les dépenses réelles récupérables de la période et les compare au total des provisions encaissées. L'écart entre les deux détermine un remboursement au profit du locataire ou un complément à sa charge.
Seules les dépenses figurant dans la liste du décret n° 87-713 du 26 août 1987 sont récupérables et peuvent entrer dans la régularisation. Les charges au forfait, réservées à la location meublée par l'article 25-8 de la loi du 6 juillet 1989, ne sont pas régularisables : leur montant est fixé à l'avance et n'est jamais ajusté aux dépenses réelles.
Provisions comparées aux dépenses réelles
Le principe de la régularisation repose sur une comparaison simple : d'un côté, la somme des provisions versées sur l'année ; de l'autre, le total des dépenses réelles récupérables justifiées. Deux issues sont possibles selon le sens de l'écart.
Si les provisions encaissées dépassent les dépenses réelles, le bailleur rembourse le trop-perçu au locataire. Si elles sont insuffisantes pour couvrir les dépenses, il réclame le complément correspondant. La régularisation aligne ainsi les versements sur le coût effectif des charges.
Ce calcul doit s'appuyer exclusivement sur des dépenses récupérables et justifiées. Une régularisation rigoureuse suppose de trier les factures, d'isoler la part récupérable et de conserver les pièces. Ce suivi peut être délégué à un professionnel dans le cadre d'un mandat de gestion, le mandataire prenant alors en charge la régularisation.
Le décompte et les justificatifs
La régularisation s'accompagne d'obligations d'information envers le locataire. Le bailleur communique un décompte des charges par nature, qui détaille les postes de dépenses récupérables retenus pour le calcul. Ce décompte permet au locataire de comprendre le montant demandé ou remboursé.
Les pièces justificatives des dépenses sont tenues à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l'envoi du décompte. Le locataire peut ainsi vérifier le bien-fondé des sommes en consultant les factures et documents correspondants. Cette transparence est propre au régime des provisions.
La tenue régulière des quittances et du suivi des charges facilite grandement cette étape. Un décompte clair et des justificatifs disponibles limitent les contestations et sécurisent la relation entre bailleur et locataire.
Étapes de la régularisation annuelle des charges
| Étape | Contenu |
|---|---|
| Collecte des dépenses | Rassembler les factures et isoler les charges récupérables du décret |
| Comparaison | Confronter le total des provisions encaissées aux dépenses réelles |
| Décompte par nature | Communiquer au locataire le détail des charges par poste |
| Mise à disposition | Tenir les justificatifs à disposition pendant six mois |
| Solde | Rembourser le trop-perçu ou réclamer le complément dû |
La prescription de trois ans
La régularisation n'est pas enfermée dans un délai unique et rigide, mais elle est bornée par la prescription. La régularisation, comme le rappel de charges, peut être demandée dans la limite de la prescription de trois ans. Passé ce délai, l'action correspondante n'est plus recevable.
Cette prescription vaut dans les deux sens. Le bailleur qui a omis de régulariser peut réclamer un rappel dans cette limite ; le locataire dispose du même délai pour demander le remboursement de sommes indûment versées ou une régularisation qui n'a pas eu lieu.
En pratique, procéder à la régularisation chaque année évite l'accumulation de retards et les rappels portant sur plusieurs exercices. Un suivi annuel régulier, mené en direct ou confié à AD Gestion, tient les comptes à jour et prévient les difficultés liées à la prescription.
Litiges et contestations
Les désaccords sur la régularisation portent le plus souvent sur la nature des charges répercutées ou sur l'absence de justificatifs. Une dépense qui ne figure pas dans la liste du décret n° 87-713 ne peut pas être mise à la charge du locataire : elle reste supportée par le bailleur.
Face à une contestation, le premier réflexe est de reprendre le décompte par nature et de vérifier, poste par poste, le caractère récupérable des dépenses et la présence des pièces. La mise à disposition des justificatifs pendant six mois donne au locataire les moyens de ce contrôle.
Un dossier documenté — décompte clair, factures conservées, provisions traçables — est la meilleure protection en cas de litige. Lorsque la gestion est déléguée, le mandataire assure ce suivi et le dialogue avec le locataire. Pour un accompagnement complet, il est possible de se tourner vers AD Gestion.
Passez à la pratique
Générez gratuitement un modèle de bail reprenant ces règles — à relire et adapter à votre situation.
Créer mon bail