La liste des pièces qu'un bailleur peut exiger d'un candidat locataire et de sa caution est limitative : elle est fixée par le décret n° 2015-1437 et le bailleur ne peut réclamer aucun document qui n'y figure pas. Certaines pièces sont expressément interdites, comme la carte Vitale, un relevé de compte bancaire ou un extrait de casier judiciaire. La sélection du locataire doit par ailleurs se faire sans aucune discrimination.
Une liste de pièces strictement limitative
Pour constituer son dossier, le candidat locataire fournit des justificatifs d'identité, de domicile, d'activité professionnelle et de ressources. La particularité de cette liste est qu'elle est limitative : elle est arrêtée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, et le bailleur ne peut réclamer aucun document qui n'y est pas prévu.
Cette règle s'applique aussi bien au candidat locataire qu'à la personne qui se porte caution pour lui. L'objectif est double : garantir au bailleur les informations nécessaires pour apprécier la solvabilité, tout en protégeant le candidat contre des demandes abusives ou intrusives.
La sélection du locataire est une étape déterminante de la mise en location, souvent chronophage pour un bailleur qui gère seul son bien. Elle peut être confiée à un professionnel de la gestion locative comme AD Gestion, qui vérifie la complétude et la cohérence des dossiers dans le respect du cadre légal.
Les pièces que le bailleur peut demander
Le bailleur peut demander une pièce justificative d'identité en cours de validité comportant la photographie et la signature du titulaire. Il peut également réclamer un justificatif de domicile, un ou plusieurs documents attestant des activités professionnelles, ainsi que des justificatifs de ressources.
Ces catégories couvrent, par exemple, le contrat de travail ou l'attestation de l'employeur, les derniers bulletins de salaire, le dernier avis d'imposition, ou encore les justificatifs de versement de prestations sociales ou de revenus fonciers. Le candidat peut choisir, au sein de chaque catégorie, les documents qu'il présente.
Les mêmes catégories de pièces peuvent être demandées à la personne qui se porte caution. Une sélection du locataire menée avec méthode par AD Gestion permet de réunir un dossier cohérent tout en respectant strictement la nature des pièces autorisées.
- Une pièce d'identité en cours de validité (avec photographie et signature).
- Un justificatif de domicile (quittances, dernière taxe foncière, etc.).
- Un ou plusieurs justificatifs d'activité professionnelle.
- Des justificatifs de ressources (bulletins de salaire, avis d'imposition…).
- Les mêmes catégories de pièces pour la personne se portant caution.
Les pièces interdites
Le revers de la liste limitative, ce sont les pièces que le bailleur ne peut jamais exiger. La loi interdit expressément de réclamer certains documents jugés intrusifs, sans rapport avec l'appréciation de la solvabilité ou porteurs d'un risque de discrimination.
Parmi les pièces interdites figurent notamment la photographie d'identité en dehors de celle de la pièce d'identité, la carte Vitale, une copie de relevé de compte bancaire, une attestation d'absence de crédit en cours, un dossier médical, ou encore un extrait de casier judiciaire. Cette énumération protège la vie privée du candidat.
Exiger l'une de ces pièces expose le bailleur à des sanctions. Il est donc essentiel de s'en tenir aux catégories autorisées et de ne pas conditionner l'accès au logement à la remise d'un document interdit, même présenté comme une simple formalité.
Pièces autorisées et pièces interdites
| Pièces que le bailleur peut demander | Pièces qu'il ne peut pas demander |
|---|---|
| Pièce d'identité en cours de validité | Photographie d'identité (hors pièce d'identité) |
| Justificatif de domicile | Carte Vitale |
| Justificatif d'activité professionnelle | Relevé de compte bancaire |
| Justificatifs de ressources | Attestation d'absence de crédit en cours |
| Mêmes catégories pour la caution | Dossier médical, extrait de casier judiciaire |
DossierFacile, le service public du dossier de location
Pour fiabiliser la constitution du dossier, l'État propose DossierFacile, service public de dossier de location numérique. Le candidat y dépose ses justificatifs, qui sont vérifiés puis regroupés dans un dossier labellisé, transmissible au bailleur sous un format sécurisé.
Pour le bailleur, s'appuyer sur un dossier DossierFacile présente l'avantage d'un dossier déjà contrôlé et conforme aux pièces autorisées, ce qui limite les échanges et réduit le risque de réclamer par inadvertance une pièce interdite. Le service est gratuit et accessible à tous les candidats.
DossierFacile ne remplace pas l'analyse du bailleur, mais il structure la démarche et fournit un cadre neutre. Il s'inscrit pleinement dans la logique de la liste limitative en ne collectant que les documents effectivement exigibles.
Solvabilité et interdiction de discriminer
Le bailleur est légitime à s'assurer de la solvabilité du candidat, c'est-à-dire de sa capacité à payer le loyer et les charges. C'est précisément à cela que servent les justificatifs de ressources et d'activité professionnelle : apprécier objectivement l'adéquation entre les revenus et le loyer demandé.
Cette appréciation doit toutefois rester strictement fondée sur des critères objectifs et non discriminatoires. La loi interdit de refuser un candidat en raison, par exemple, de son origine, de son sexe, de sa situation de famille, de son état de santé, de son handicap ou de ses opinions. Le choix du locataire ne peut reposer que sur sa solvabilité et la complétude de son dossier.
Constituer un dossier robuste et non discriminatoire suppose méthode et régularité. Le recours à un professionnel de la gestion locative sécurise cette étape et prolonge naturellement la sélection par les autres formalités d'entrée, comme l'état des lieux, également au cœur de l'offre d'AD Gestion.
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